เอกสารอะไรบ้าง!? ที่ต้องเตรียมส่งให้กับสำนักงานบัญชี

รายการเดินบัญชี (Bank Statement)

เอกสารตัวแรกนี้เป็นสิ่งที่จำเป็นมากสำหรับการบันทึกบัญชี เพื่อให้เรารู้ว่าเจ้าของกิจการมีการรับเงินและจ่ายเงินเมื่อไรบ้าง ถ้ากิจการไหนมีรายการเดินบัญชีมามากกว่า 1 บัญชี เจ้าของกิจการจะต้องเตรียมข้อมูลรายการเดินบัญชีของทุกธนาคารให้ครบถ้วน เพื่อให้ง่ายต่อการบันทึกบัญชีประจำเดือน ปัจจุบัน เจ้าของกิจการสามารถดาวน์โหลดรายการเดินบัญชีออนไลน์จากธนาคารได้เลย ไม่ต้องเสียเวลาในการไปขอรับเอกสารจากธนาคารอีกต่อไป

ที่สำคัญธุรกิจเดินบัญชีผ่านรายการเดินบัญชีเป็นส่วนใหญ่ นอกจากจะช่วยให้นักบัญชีทำงานง่ายขึ้นแล้ว ยังสามารถช่วยแบ่งแยกเงินระหว่างกระเป๋าส่วนตัวและเจ้าของกิจการไปพร้อมๆ กันด้วยค่ะ

เอกสารขาย

เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการขายที่นักบัญชีต้องใช้สำหรับการบันทึกบัญชี จะประกอบด้วย

ใบแจ้งหนี้

ใบกำกับภาษี (กรณีจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว)

ใบเสร็จรับเงิน

ใบรับรองการหัก ณ ที่จ่าย

เอกสารเหล่านี้จะช่วยให้นักบัญชีบันทึกรับรู้รายได้ และการรับเงิน รวมไปถึงภาษีที่กิจการถูกหัก ณ ที่จ่ายไว้ (กรณีเป็นธุรกิจบริการ) ได้อย่างครบถ้วน ถูกต้อง ตามงวดเวลา

เอกสารซื้อสินค้า

ในส่วนของการซื้อสินค้า สำหรับกิจการที่ทำธุรกิจซื้อมาขายไป หรือธุรกิจผลิต ต้องมีเอกสารดังต่อไปนี้ส่งให้สำนักงานบัญชี

ใบแจ้งหนี้ หรือใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี จากซัพพลายเออร์

ใบรับสินค้า

ใบเสร็จรับเงินจากซัพพลายเออร์

เอกสารเหล่านี้ช่วยให้สำนักงานบัญชีรับรู้สินค้าและเจ้าหนี้ได้อย่างถูกต้อง และจัดทำรายงานสินค้าคงเหลือได้ (ถ้าตกลงกันไว้) รวมไปถึงทำรายงานเจ้าหนี้ค้างจ่ายประจำเดือน

เอกสารค่าใช้จ่าย

สำหรับเอกสารค่าใช้จ่าย จะเป็นรายการที่นอกเหนือจากการสั่งซื้อสินค้า เช่น ค่าจ้างงานฟรีแลนซ์ ค่าน้ำมัน ค่าเช่า เป็นต้น ซึ่งหลักๆ แล้วเอกสาร 1 ชุด จะประกอบด้วย

ใบแจ้งหนี้ หรือใบกำกับภาษี จากซัพพลายเออร์

ใบเสร็จรับเงินจากซัพพลายเออร์

ใบรับรองการหัก ณ ที่จ่าย

เจ้าของกิจการจะต้องเตรียมเอกสารในข้อ 3 และ 4 ใส่แฟ้มไว้ เรียงตามวันที่ เพื่อส่งให้กับสำนักงานบัญชีทุกๆ เดือน กรณีที่เอกสารขาดหายไป อาจทำให้บันทึกค่าใช้จ่ายหรือเจ้าหนี้ไม่ครบ หรือเคลมภาษีได้ไม่ครบ ฉะนั้นเจ้าของกิจการควรให้ความสำคัญมากๆ เกี่ยวกับเอกสารเหล่านี้

เอกสารเงินเดือน

ในทุกเดือนที่จ่ายเงินเดือนไป เจ้าของกิจการควรจะมีส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีบันทึกค่าใช้จ่ายจำพวกเงินเดือนดังต่อไปนี้

รายงานสรุปเงินเดือน ที่แยกรายละเอียดเงินเดือน เงินเพิ่ม/ลด ประกันสังคม และ หัก ณ ที่จ่าย แต่ละเดือน

เพื่อที่สำนักงานบัญชีจะได้บันทึกรายจ่ายเงินเดือนและรายการหักเงินต่างๆ ในระบบอย่างครบถ้วน

เอกสารทั้ง 5 ข้อที่กล่าวมาเป็นเอกสารที่จำเป็นสำหรับการทำบัญชีแบบปกติในแต่ละเดือน แต่สำหรับกิจการที่มีการทำสัญญาเพิ่มเติม แล้วมีผลเกี่ยวข้องกับงานบัญชี เช่น

สัญญาเงินกู้

สัญญาเช่าซื้อ

สัญญาก่อสร้าง

สัญญาเหล่านี้ก็ควรถูกรวบรวมให้สำนักงานบัญชีด้วยเช่นกัน